Cuando lu Oficina se convierte en el centro de consultas de TI
Imagina la escena: Estás frente a tu escritorio, con una lista de tareas críticas esperando. De repente, la interrupción. El primer «visitante» o llamada del día: «Oye, ¿tienes un minutito? Es algo rápido…»
Ese «minutito» se estira. Te encuentras dibujando diagramas en una hoja para explicar conceptos complejos. Decenas de correos esperan tu atención. Tu jefe te pide asistir a una reunión que será «corta». Una llamada de guardia. Otra de un área hermana, porque no entendieron un ticket que abriste. El jefe de tu jefe te pide un «favor» con accesos. Incluso en el almuerzo, tu familia te pide algo. Y tu lista de tareas operativas críticas, lo que realmente genera valor, sigue intacta. ¿Te suena familiar?
Esta es la realidad diaria de muchos profesionales. Te ves apagando fuegos constantes, resolviendo problemas ajenos, asistiendo a reuniones que solo generan más reuniones, y capacitando informalmente a medio departamento. Tu tiempo se fragmenta en pedacitos, sin dejar espacio para el trabajo concentrado. La ironía es cruel: no hay alerta roja que avise que lo importante se está quedando sin hacer. No hay botón que diga: «Cuidado: estás dejando de crecer.»
El Arquitecto de tu Propio Tiempo
Mi transformación no llegó con un software caro o un gurú. Nació de una profunda toma de conciencia y una herramienta modesta, incorporando pequeños, pero impactantes ajustes a mi gestión del tiempo.
Durante meses, apliqué y ajusté mi método. El panorama cambió drásticamente. Mis tareas de operación y mantenimiento, antes relegadas, comenzaron a ejecutarse con disciplina. Los proyectos avanzaban mejor. Y lo más importante: ya no me sentía ahogado por la corriente de urgencias. Mi tiempo estaba bajo mi control.
El equipo y la supervisión empezaron a entender el costo real de cada «favorcito» o cada reunión no planificada. La comunicación se hizo más efectiva, la colaboración más estratégica. Mi valor no solo radicaba en mi expertise técnico, sino en mi capacidad para gestionar mi propio impacto y el de mi tiempo. No más sorpresas, no más estrés desmedido. Solo claridad y resultados.
Con tiempo y disciplina, me convertí de «apagafuegos» en un estratega que lidera con claridad, una base fundamental para mi camino como consultor independiente y emprendedor. Paradójicamente, mi ayuda a colegas se volvió más efectiva: explicaciones precisas, soluciones directas, tiempos de respuesta predecibles. La gente llegó a respetar mi tiempo porque yo lo respeté primero.
Sin buscarlo, me convertí en un modelo de gestión de prioridades. Los líderes notaron mi capacidad de entregar resultados consistentes sin quemarme. Cuando mostré mis reportes de control de tiempo, clasificados por plataforma y actividad, el Gerente que me entrevistó me dijo: «¡Esto es música para mis oídos! ¡Bienvenido al equipo!»
Liderar NO es Hacer Todo… Es Saber Qué No Hacer
El detonante de mi cambio fue la frustración. El Coordinador de 5 departamentos de infraestructura insinuó que no prestaba suficiente atención al día a día. Casos importantes fuera de rango, proyectos retrasados.
«¡Tiene razón!», me dije. Y no iba a justificarme con los favores, las reuniones interminables, las guardias nocturnas. Esa experiencia, hace más de 14 años, me hizo ver que la gestión de prioridades es un acto de liderazgo personal y organizacional. No podía esperar que el caos se ordenara solo.
Aprendí una frase clave: «Lo que no se registra ni se mide, no se mejora«.
No tengo idea de la fuente
Mi primer paso fue hacer visible lo invisible. Como siempre me ha gustado programar, creé un sistema modesto pero poderoso en Excel con VBA. Registraba cada actividad, cada minuto, bajo un esquema de clasificación detallado.
Los datos me golpearon. Luego de un tiempo, mis registros revelaron que el 40% de mi tiempo se iba en apoyos no planificados ni registrados. Confieso que, por mi gusto por enseñar, en vez de una respuesta puntual, dibujaba infraestructuras complejas o me sumergía en conversaciones interminables. Subestimamos enormemente el tiempo que dedicamos a estas «pequeñas» interrupciones.
Fue entonces cuando, paseando con mi esposa, vi un reloj de arena de 10 minutos. Lo compré. La regla era clara: los que se acercaban a mi oficina tenían ese tiempo exacto para plantear la situación y recibir ayuda. Si no había un ticket formal, volteaba el reloj. Si el tiempo terminaba, debían abrir un ticket. Simple. Directo. Efectivo. Al principio, se reían. Pero al ver mi seriedad, empezaron a respetar mi tiempo. Me hice famoso por eso.
Otro ajuste fue respetar mi hora de comida. No importaba la reunión o la criticidad. Me disculpaba y me retiraba. Con el tiempo, aprendí a ser flexible: si la situación era crítica, pedía permiso para comer en la sala. El Coordinador decía que era psicológico, que me daba jaqueca si no comía a mi hora.
También implementé estadísticas mensuales del tiempo invertido por plataforma (DNS, AD, DHCP, proyectos, guardias, etc.). Me encantaba analizar los resultados. Y para los colegas que odiaban el reloj de arena, yo mismo creaba el caso cuando entendía que realmente requerían de un tiempo importante.
Lección Final: Siempre hay formas de medir, controlar y mejorar sin ser rígidos. Hay que equilibrar el sentido de servicio con las responsabilidades que garantizan tu sustento.
Para Técnicos: Tu valor no es solo «hacer», sino decidir qué merece tu tiempo. Si el alcance de tu rol no está claro, defínelo tú. Ten el valor de decir: «¿Esto aporta a mis objetivos? Si no, ¿cómo lo gestiono sin perder el foco?».
Para Líderes: No basta con asignar tareas. Hay que definir el terreno, el alcance y los límites del rol. Necesitas KPIs claros y metodología. Porque sin un sistema, todo parece urgente. Y cuando todo es urgente… lo importante muere lento.
